Politique de confidentialité – [Insitu Services Linguistiques]

Entrée en vigueur : [2012-05-16]Dernière mise à jour : [2025-11-11 Personne responsable de la protection des renseignements personnels (PRP) : [Stéphane Deschênes, Directeur] – [info.insitusl@gmail.com] – [120 Marcel-CHaput, Gatineua, J9A3B2]

1. Portée

La présente politique explique comment [Insitu SL] (« nous ») collecte, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités au Québec, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »).

2. Renseignements personnels que nous collectons

Nous pouvons collecter, selon le cas :

• Identification et contact : nom, courriel, téléphone, organisation, titre, langue préférée.

• Données d’apprentissage (si vous utilisez notre plateforme/LMS) : progrès, résultats, interactions, rétroactions.

• Données techniques : adresse IP, identifiants d’appareil, type de navigateur, témoins de connexion (cookies) et technologies similaires.

• Facturation/contrats : adresses, conditions, historique de paiements (traités via des fournisseurs conformes).

• Recrutement (si applicable) : CV, expériences, références.

Nous ne collectons pas de renseignements sensibles sauf nécessité et consentement explicite.

3. Finalités (objectifs) de la collecte

Nous utilisons vos renseignements pour :

1. Fournir nos services (ex. formation linguistique, accès au LMS, soutien technique).

2. Gérer la relation (comptes, communications, facturation, conformité contractuelle).

3. Améliorer nos services (analytique, qualité, sécurité).

4. Informer des mises à jour pertinentes (vous pouvez retirer votre consentement en tout temps).

5. Respecter nos obligations légales et prévenir la fraude/abus.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements à des fins incompatibles sans vous en aviser et, au besoin, sans votre consentement.

4. Consentement

Nous obtenons votre consentement clair (p. ex., formulaire, case à cocher, message confirmé) lorsque requis.

• Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (cela peut limiter certains services).

• Moins de 14 ans : le consentement doit provenir du titulaire de l’autorité parentale.

5. Collecte – sources et moyens

Les renseignements sont recueillis directement auprès de vous (site, LMS, courriel, téléphone) ou indirectement via nos outils (cookies, journaux). Lorsque la collecte se fait auprès d’un tiers (p. ex., votre employeur qui inscrit des apprenants), nous nous assurons qu’il a l’autorisation requise.

6. Témoins (cookies) et technologies de profilage

Nous utilisons des témoins nécessaires (sécurité, session) et, avec votre consentement, des témoins d’analyse ou de profilage pour personnaliser l’expérience.

• Vous pouvez activer/désactiver ces catégories dans le Gestionnaire de témoins [lien/outil] et via les paramètres de votre navigateur.

• Les témoins non nécessaires ne sont pas activés par défaut.

7. Décisions automatisées et IA

Lorsque nous recourons à des outils d’aide à l’apprentissage/évaluation ou d’analyse automatisée susceptibles d’avoir un impact significatif sur un utilisateur (p. ex., recommandations de parcours), nous :

• vous informons de l’existence de ce traitement,

• vous expliquons les principaux facteurs et leur poids,

• offrons la possibilité de présenter des observations ou de demander une révision humaine.Pour toute question : [courriel PRP].

8. Communication à des tiers et transfert hors Québec

Nous pouvons communiquer des renseignements à des fournisseurs de services (hébergement infonuagique, LMS, analytique, courriel, facturation) strictement aux fins décrites. Ces fournisseurs sont liés par des ententes de confidentialité et des mesures de sécurité.Lorsque des renseignements sont hébergés ou accessibles à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du lieu de destination et mettons en place des mesures contractuelles assurant une protection adéquate.

9. Conservation, anonymisation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues ou exigée par la loi, conformément à notre calendrier de conservation.Une fois la finalité atteinte, nous anonymisons ou détruisons les renseignements de façon sécuritaire. Les données anonymisées ne permettent plus d’identifier une personne.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements (contrôles d’accès, chiffrement en transit/au repos lorsque applicable, journalisation, principe du moindre privilège, formation du personnel). Aucun mécanisme n’offre une sécurité absolue, mais nous mettons en œuvre des pratiques reconnues.

11. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la/les personne(s) concernée(s) et la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), et nous tiendrons un registre des incidents, conformément à la Loi 25.

12. Vos droits

Sous réserve des limites légales, vous pouvez :

• Accéder à vos renseignements et en obtenir une copie;

• Demander la rectification de renseignements incomplets, inexacts ou équivoques;

• Retirer votre consentement pour l’avenir;

• Demander, lorsque applicable, la cessation de diffusion, la désindexation ou la réindexation d’un renseignement;

• Contester une décision prise exclusivement de façon automatisée et présenter des observations.

Pour exercer vos droits : écrivez à [courriel PRP]. Nous répondrons dans les délais légaux et pourrions vérifier votre identité.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Stéphane Deschênes, Directeur][120 Marcel-Chaput, Gatineau, J9A3B2][info.insitusl@gmail.com] | [613 709-6673]La PRP voit à l’application de cette politique et à la gestion des demandes/plaintes. Vous pouvez également communiquer avec la CAI pour déposer une plainte.

14. Mise à jour de la politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter des changements législatifs ou opérationnels. La date de dernière mise à jour apparaît en tête; la version la plus récente s’applique.